原料采購實案分析

珊瑚海

□文/廣東海大集團股份有限公司采購中心 鄺澤光

案例一：某供應商提供的氯化鉀出現質量問題。
    供應商提供的氯化鉀 “潮濕，手捏成團”，品管作退貨處理；后供應商又發一車貨，質量狀況是：外觀呈墨綠色（載體可能是沸石粉），細度較均勻，60目左右，手感干燥，用力手捏成團。參照另一供應商合格樣品：外觀白色，手感干燥，松散，手捏不易成團。公司最后口頭通知對方，氯化鉀因潮濕退貨，不作檢測，同時合同停止執行。
    本事件的處理中，存在以下問題：
    1、現場參與驗收時，我感覺貨物符合質量要求，雖然手捏容易成團，但手感干燥，“潮濕”并不能成為退貨理由，這可能與我們一直使用的原料外觀顏色不一致（墨綠色與白色），但當時并未就此與品管主管溝通，亦未向公司領導反映情況。
    2、無實際檢測數據，“潮濕”的理由難以令對方認可，而事后也并無向對方提出我方在外觀上的具體要求。
    3、雙方口頭協議停止執行合同，沒出具任何的正式函件，價格下跌時若對方送質量符合要求的貨到廠，按照合同我們不能拒收，將會造成公司的損失。
    經過與公司領導溝通后，本事件作以下補充處理：根據采購合同管理程序，變更或解除合同，雙方達成的協議應當采用書面形式。由此出具工作聯絡函，說明相關情況并要求停止執行合同，雙方蓋章確認；與品管溝通，兩種原料外觀顏色上的差異是由于載體不同造成的，由此向供應商建議添加石粉、雙飛粉等載體，更符合公司使用要求，對方欣然接受。后來再送樣，初檢外觀品質比較滿意。
    分析：采購業務人員首要任務是保證工廠原料不斷貨且質量合格。當出現質量問題時可以繼續合作或另選渠道。對于一個原有供應商前者的處理方式會更合適，畢竟開發新供應商不容易，維護供應商更不容易。我們要表明立場，明確要求，做好自身工作的同時把信息傳達給對方，讓他們也好做，最終雙方都好做。理想的采購應該雙贏，對方支持我們質量和價格，我們支持他們銷量和貨款，各取所需，這種長期合作能使雙方配合得更默契。
    案例二：5%亞硒酸鈉預混劑，某供應商報價35元/kg，外觀為白色粉狀，質量穩定。在與其他供應商交流時發現，他們的報價遠低于這一價格，遂索取樣品送到工廠，附有送樣單。工廠收樣后認為，此樣品墨綠色，感覺潮濕，與要求相差甚遠，因此不作檢測，沒有反饋檢驗報告，繼續原價購進。后從其他客戶中了解到，目前市場上亞硒酸鈉報價基本在24-26元/kg之間。
    本事件的處理存在以下問題：
    1、應該明確，同一種原料，主要成分相同并占據絕大部分成本組成，無論載體是否一樣，符不符合使用要求，其價格應該是基本一致的，我在了解到相關特殊情況后，沒有作深入探究，也沒向公司領導反映，完全是一種不作為的態度。
    2、原料送檢的目的是獲得檢測結果，以作為對采購的參考，無論結果如何，符不符合要求，都應有書面結果反饋。
    經調整思路，我做出以下處理：多方詢價，了解市場價格；尋求硒原粉、亞硒酸鈉原粉、二氧化硒原粉等原料信息，計算5%預混劑成本組成，以此向供應商談價格，最終確定22元/kg。
分析：公司授權是對我們的信任和支持。我自接手礦物采購以來，每月原料貨款百余萬，每一個采購行為，都會對公司的經營成本產生影響，這些責任遠非我個人能承擔得起。對待公司的利益要像花自己的錢一樣謹慎，充分了解成本，多方比價議價，真正把自己的采購行為和公司運營結合在一起。
    案例三：五月中與北京某公司簽訂60噸硫酸鎂合同，站臺交貨，我方自提。月底貨物發到站臺，由于當日就要提貨，我特意到站臺安排協助辦理相關手續，同時也查看了一下貨物：外觀包裝良好，標簽顯示為近期生產，抽了幾包貨樣品，感覺外觀質量正常。落實了相關費用承擔及車隊安排后便離開。次日貨物到廠，開包檢查發覺大多潮濕結團，不能接收。由于原料已到廠，只能暫卸倉庫，由此產生了一系列麻煩事：貨物處理、運輸費用承擔、發票等。
    分析：如果我當時能在站臺認真看貨，在原料到廠前發現問題，事情就容易處理得多。雖說我不是品管，但作為安排貨物的業務人員，我要對其質量負責，我不能做到品管那么專業，但可以把問題反饋回去，互相溝通后再作決定。以前把注意力過多地集中在客戶交流和行情上，而忽視了對質量的思考。歸根結底，是不夠用心，心思在哪邊，就會考慮到哪些，心思都不在質量上，肯定想不到如何把控。要真正建立起一種這樣的意識：要對采購負責，對價格負責，對質量負責。

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